Projektkommunikationsmanagement: Wie kann der Erfolg sichergestellt werden?

Laut einem Umfragebericht von PMI wurde festgestellt, dass aufgrund ineffektiver Kommunikation jedes fünfte Projekt nicht erfolgreich ist. Um sicherzustellen, dass a Erfolg Ein Projektmanager muss ein effektives Projektkommunikationsmanagement kuratieren. In diesem Artikel zum Projektkommunikationsmanagement werde ich Ihnen einen vollständigen Überblick darüber geben, wie systematische Kommunikation in einem Projekt aufgebaut ist und welche verschiedenen Prozesse daran beteiligt sind.

Im Folgenden sind die Themen aufgeführt, die ich in diesem Artikel zum Projektzeitmanagement behandeln werde:

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• Was ist Projektkommunikationsmanagement?
• Vorteile des Kommunikationsmanagements
• Projektkommunikationsmanagementprozesse

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Was ist Projektkommunikationsmanagement?

Projektkommunikationsmanagement nach ,
Das Projektkommunikationsmanagement umfasst die Prozesse, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass der Informationsbedarf des Projekts und seiner Stakeholder durch die Entwicklung von Artefakten und die Implementierung von Aktivitäten zur Erzielung eines effektiven Informationsaustauschs gedeckt wird.

Es ist einer der zehn wichtigsten Wissensbereiche, die die Grundlage für das Projektmanagement-Framework bilden und eine wichtige Rolle dabei spielen, das gesamte Projektteam auf derselben Seite zu halten. Ohne ordnungsgemäßes Kommunikationsmanagement ist das Ganze kann zusammenbrechen, da mangelnde Kommunikation zum Ausfall verschiedener Prozesse führen kann. Dies kann sich weiter negativ auf das endgültige Ergebnis auswirken und somit zu einem erfolglosen Projekt führen.

Projektkommunikationsmanagement deckt verschiedene abProzesse, die sicherstellen, dass die richtigen Projektinformationen an die richtigen Teams und zum richtigen Zeitpunkt geliefert werden. Effektive Kommunikation hilft beim Aufbau einer gesunden Beziehung zwischen verschiedenen Interessengruppen mit unterschiedlichen kulturellen und organisatorischen Hintergründen, Fachkenntnissen, Interessen und Perspektiven. Insgesamt können sie die Projektdurchführung und das Endprodukt beeinflussen.Der gesamte Prozess des Projektkommunikationsmanagements besteht aus zwei Teilen:

1. Das erster Teil befasst sich mit der Entwicklung einer Strategie, die ein effektives Kommunikationssystem für die Stakeholder gewährleistet.
2. Das zweiter Teil zielt darauf ab, die Aktivitäten durchzuführen, die zur Umsetzung der Kommunikationsstrategien erforderlich sind.

Im Durchschnitt verbringt ein Projektmanager ca. 85-90% seiner gesamten Projektzeit mit der Kommunikation. Also für a Die Aufrechterhaltung eines effektiven Kommunikationsflusses wird sehr wichtig. Dazu muss er zu Beginn des Projekts eine Projektstrategie festlegen und diese während des gesamten Projektlebenszyklus verfolgen. Einige der sehr zu empfehlen Diese Hilfen beim Aufbau einer effektiven Kommunikation sind nachstehend aufgeführt:

• Starkes aktives Zuhören
• Kompetentes Schreiben
• Fließendes Sprechen
• Ideen hinterfragen und erforschen
• Erwartungen festlegen und verwalten
• Motivierendes Team, sich zu engagieren und zu bleiben
• Führen Sie das Team, um die Leistung zu verbessern
• Konfliktlösung
• Fähigkeit zum Zusammenfassen und Wiederholen
• Identifizieren Sie den nächst effizientesten Schritt

Neben den oben aufgeführten Fähigkeiten muss ein Projektmanager auch die folgenden Anweisungen befolgen 5 C’s der Kommunikation, die dazu beitragen wird, eine unterbrechungsfreie und systematische Kommunikation während des gesamten Projekts zu schaffen. Diese fünf Cs sind:

Bezüglich Es gibt verschiedene Arten der Kommunikation:

1. Schriftliche Kommunikation: Es ist eine der präzisesten Kommunikationsformen, die über ein Korrespondenzmedium übertragen werden. Es kann weiter in zwei Formen unterteilt werden:
   1. Schriftlich formell: Projektcharta, Umfangserklärung, Projektplan, PSP, Projektstatus, komplexe Themen, vertragsbezogene Kommunikation, Memos usw.
   2. Schriftlich informell: E-Mail, Notizen, Briefe, regelmäßige Kommunikation mit Teammitgliedern usw.
2. Verbale Kommunikation: Diese Art der Kommunikation hat ein hohes Maß an Flexibilität und wird über das Medium des persönlichen Kontakts, des Treffens des Teams, des Telefonierens usw. durchgeführt. Sie kann weiter in zwei Formen eingeteilt werden:
   1. Mündlich formell: Präsentationen, Reden, Verhandlungen etc.
   2. Informelle mündliche: Gespräche mit Teammitgliedern, Projektbesprechungen, Pausen- oder Kriegsraumgespräche usw.
3. Nonverbale Kommunikation: Es ist die grundlegendste Form der Kommunikation und ca. 55% der Kommunikation erfolgt in dieser Form.Allgemeine Beispiele für diese Art der Kommunikation sind Mimik, Handbewegungen, der Tonfall beim Sprechen usw.

Ich hoffe, Sie haben jetzt ein besseres Verständnis dafür, was Projektkommunikationsmanagement ist. Im nächsten Abschnitt werde ich darüber sprechen, wie Kommunikationsmanagement einer Organisation zugute kommt.

Vorteile des Kommunikationsmanagements

• Erwartungen: Der Projektkommunikationsplan hilft bei der Festlegung von Standards dafür, wie und wann die Kommunikation stattfinden soll.Dies hilft einem Manager, die Projektkontrolle aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die erforderlichen Informationen erhalten.
• Konsistenz: Mit einem richtigen Kommunikationsplan wird ein Projektmanager konsequenter bei der Abwicklung von Projektaktivitäten. Außerdem erhalten die Teammitglieder eine Anweisung, nach der sie konsequent mit dem Rest des Teams und den Stakeholdern kommunizieren können.
• Produktivität: Ein effizienter Projektmanagementplan hält alle Teammitglieder über die Projektereignisse auf dem Laufenden. Auf diese Weise sind sie immer mit den Informationen ausgestattet, die sie benötigen, anstatt die Arbeit anzuhalten und nach fehlenden Informationen zu suchen.
• Ergebnis: Es schafft einen ordnungsgemäßen und klaren Kommunikationskanal zwischen dem Team und den Stakeholdern, der sicherstellt, dass das Team Bescheid weißgenau das, was die Stakeholder von den Projektergebnissen wollen, brauchen und erwarten.
• Kontrollierte Kommunikation: Das Kommunikationsmanagement stellt auch sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen geliefert werden. Dies lässt keinen Raum für Mehrdeutigkeiten oder Verwirrung und sorgt für einen reibungslosen Kommunikationsfluss.
• Zusammenarbeit im Projektteam: Gute Kommunikation führt oft zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und stärkt den Fokus auf das Ganze.
• Effektive Kickoff-Sitzung: Ein gut organisierter Kommunikationsmanagementplan gibt den Projekten einen guten Startstellt sicher, dass das Projekt und die Methoden auf hoher Ebene diskutiert und überprüft werden. Sobald dies sichergestellt ist, werden weitere Kommunikationsprozesse von den Teammitgliedern ausgedrückt und vereinbart, die ihnen ein klares Bild davon geben, was als nächstes passieren wird und welche Rolle sie im Projekt spielen.

Projektkommunikationsmanagementprozesse

Der Wissensbereich Projektkommunikationsmanagement besteht aus den folgenden drei Prozessen:

1. Planen Sie das Kommunikationsmanagement

Plan Communication Management ist der erste Prozess des Wissensbereichs Projektkommunikationsmanagement. In diesem Prozess wird ein systematischer und effektiver Plan für die Aktivitäten in der Projektkommunikation entwickelt. Dabei werden hauptsächlich Informationen wie die Anforderungen aller Beteiligten und Teams, die verfügbaren organisatorischen Ressourcen und die Projektanforderungen verwendet. Der Plan-Kommunikationsmanagementprozess wird in regelmäßigen Abständen durchgeführt . Es hilft in erster Linie bei der zeitnahen Präsentation der relevanten Daten durch einen dokumentierten Ansatz, der die Stakeholder auf effiziente Weise einbezieht.

Das Plan-Kommunikationsmanagement umfasst verschiedene Eingaben, Tools und Techniken sowie Ausgaben, die ich in der folgenden Tabelle aufgeführt habe:

2. Kommunikation verwalten

Der zweite Prozess des Projektkommunikationsmanagements ist Manage Communications, der hauptsächlich darauf abzielt, die Projektinformationen in angemessener und zeitnaher Weise zu sammeln, zu erstellen, zu verteilen, zu speichern, abzurufen, zu verwalten, zu überwachen und schließlich zu entsorgen. Es wird während des gesamten Projektlebenszyklus durchgeführt, um einen mühelosen und effizienten Informationsfluss vom Projektteam zu den Stakeholdern und umgekehrt bereitzustellen. Dieser Prozess hilft auch dabei, verschiedene Aspekte einer effektiven Kommunikation zusammen mit den am besten geeigneten zu identifizieren Methoden , Technologien und Techniken. Darüber hinaus kann das gesamte Kommunikationssystem flexibler gestaltet werden, indem Platz für Anpassungen der Methoden und Techniken geschaffen wird. Es hilft dabei, den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen der Stakeholder gerecht zu werden, ohne den Kommunikationsfluss zu stören.

In der folgenden Tabelle habe ich die vollständige Liste der Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben aufgeführt, die am Prozess der Verwaltung der Kommunikation beteiligt sind:

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3. Überwachen Sie die Kommunikation

Monitor Communications ist der letzte Prozess des Wissensbereichs Kommunikationsmanagement. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Informationsbedürfnisse und -anforderungen des Projekts und der beteiligten Stakeholder bis zu seinem Abschluss erfüllt werden. Es wird im gesamten durchgeführt und hilft bei der Optimierung des Informationsflusses gemäß dem Kommunikationsmanagement- und Stakeholder-Engagement-Plan.

Die folgende Tabelle enthält eine Liste verschiedener Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben, die am endgültigen Prozess des Projektkommunikationsmanagements beteiligt sind:

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